Guide til design sprint

1. Indledning

Design Sprint er en effektiv ramme, som er blevet brugt af hundredvis af virksomheder i Silicon Valley og Fortune 500 til at lancere produkter og tjenester.

Konceptet blev udviklet af Jake Knapp, en tidligere Google-medarbejder og forfatteren af bogen “Sprint” i 2016.

Jake Knapp anvender en designfilosofi, tankegang og tilgang til at løse forskellige organisatoriske udfordringer, såsom lancering af nye produkter eller funktioner, vækst, forbedring af interne processer, innovation og udvikling m.m. Ved at kombinere de bedste metoder indenfor designtænkning har Jake Knapp skabt en klar, effektiv og hurtig ramme til at reducere risikoen for innovation, visioner og i sidste ende at spare penge og tid i virksomheder og organisationer.

Siden bogens udgivelse har mange virksomheder og organisationer eksperimenteret med Design Sprint-rammen i et forsøg på at forbedre effekten og værdien. I denne artikel vil jeg fortælle mere om tankegangen indenfor Design Sprint og hvilke muligheder metoden giver dig. Jeg vil desuden give dig det fulde overblik over hele processen.

Min baggrund for at skrive denne artikel er mange års erfaring med online markedsføring og digital konceptudvikling. Jeg har en Diplomuddannelse i digital konceptudvikling, og det er i faget Digitalt Design, at jeg første gang stiftede bekendtskab med metoden “Design Sprint”. Jeg synes, at konceptet er fantastisk, og perspektiverne i tilgangen er enorme. Igennem tiden har jeg været involveret i mange digitale projekter – både mine egne projekter og i projekter, hvor jeg har været med som konsulent.

I langt de fleste tilfælde oplever jeg, at både tidsramme og budget ikke bliver overholdt af forskellige årsager. Det kan være ødelæggende og medvirkende årsag til, at mange digitale projekter aldrig får succes. Med Design Sprint-tilgangen får man bygget en prototype (det absolut vigtigste) for at komme i gang med sin forretning. Det kan være værdifuldt for at finde ud af, om idéen eller konceptet giver den ønskede værdi, eller om konceptet skal tilpasses markedet endnu mere.

2. Hvad er Design Sprint?

Design Sprint er en tilgang eller proces, hvor man har en uge til at teste en idé og hurtigt skabe en prototype, som kan testes af rigtige brugere.

En Design Sprint giver mulighed for at samle vigtige beslutningstagere i ét rum, inklusiv alt fra administrerende direktører, sælgere, marketingfolk og designere.

Design Sprint er en 5-dages proces, hvor man løser store problemer og tester idéer. Et dedikeret team diskuterer en udfordring, designer potentielle løsninger og tester dem med rigtige brugere.

Processen starter med en idé og slutter med reel feedback fra brugere og et håndgribeligt produkt på bare 5 dage.

Siden bogen blev skrevet, er der udviklet en optimeret version af Design Sprint, hvor man kun bruger 4 dage på at udvikle og teste en prototype.

I Design Sprint 2.0 er der to store forskelle fra den oprindelige 5-dages proces:

• Det tager 4 dage i stedet for 5 dage, fordi processen er gjort mere effektiv. Flere elementer og personer er rykket rundt for at gøre processen mere logisk, og man forkorter mange af de involverede elementer og personer.
• Man behøver kun det fulde Sprint-hold i 2 dage i stedet for 5 dage, hvilket er en stor fordel, når man gerne vil involvere travle interessenter. At bruge 5 dage i et team kan være en stor investering for mange virksomheder. Det er ofte nemmere at overbevise om fordelene ved et Design Sprint, hvis man kun skal bruge vigtige interessenter i 2 dage i stedet for 5 dage.

I denne artikel vil jeg tage udgangspunkt i den oprindelige Design Sprint, da jeg er blevet undervist i denne tilgang. Umiddelbart ser jeg dog mange fordele ved 2.0-versionen, og jeg vil sikkert arbejde ud fra denne i fremtiden.

3. Sådan ser Design Spring ud

Et team fra mandag til onsdag, men det vil være ideelt, hvis teamet er til stede hele ugen, da du skal bruge dem på både prototypedagen og testdagen.

Hele processen med en design sprint varer altså i 5 dage. I processen defineres et centralt problem og en løsning til at løse problemet. En design sprint er en effektiv måde at løse problemer uden at bruge unødvendige ressourcer.

Mandag består af:

• I skal finde det langsigtede mål
• Lave spørgsmål for sprinten, f.eks. Q: For at tiltrække nye kunder, hvad skal vi fokusere på? A: Kunderne skal have tillid til vores ekspertise.
• Kunderejsen skal kortlægges
• Spørg eksperterne og brug tilgangen “how might we” (HMW).
• Organisering af “HMW”-spørgsmålene
• Lave en afstemning om prioritering af “HMW”-spørgsmålene.
• Vælg et mål for ugens design sprint.

Tirsdag består af:

• Beslutning om, hvorvidt alle arbejder med ét problem eller om problemet skal opdeles i mindre dele.
• Sketch (the four-step sketch) som består af følgende:
  • Note: Indsamle vigtig information i 20 minutter.
  • Idéer: Udvælg overordnede løsninger til skitsen i 20 minutter.
  • Crazy 8s: Lav forskellige variationer så hurtigt du kan i 8 minutter.
  • Løsning: Lav en detaljeret løsnings-sketch i 30-90 minutter.

Onsdag består af:

• Beslutninger skal træffes ved hjælp af et “heatmap”, hvor man hver især i teamet stemmer på den bedste løsning. Beslutningstageren har 3 klistermærker, mens alle andre i teamet kun har ét klistermærke.
• Udarbejd et storyboard.

Torsdag består af:

• Prototypen skal bygges. Alle prototyper er forskellige, og derfor er der ikke en standard eller manual for, hvordan man gør dette i en design sprint.

Fredag består af:

• Test af prototypen på målgruppen. En brugertest kan foregå som et interview, hvor du lader personer i målgruppen teste prototypen. Et antal på 5 testbrugere vil være nok til at kunne finde tendenser.

Før sprinten begynder, skal du have en reel udfordring eller en test og det rigtige hold. Du skal desuden have både tid og plads til at kunne udføre en design sprint korrekt.

Jeg har lavet en checkliste nedenfor med ting, som du skal have styr på, inden du starter en design sprint.

Vælg en stor udfordring: Brug små sprints, når udfordringen er stor, når der ikke er tid nok, eller når du bare sidder fast.

Vælg en beslutningstager (eller 2): Uden en beslutningstager kan du risikere, at I ikke kommer frem til en løsning på udfordringen. Hvis din beslutningstager ikke kan deltage i hele sprinten, skal han/hun vælge en delegeret som kan deltage.

Rekruttering af et sprint team: Et godt sprint team bør være på 7 personer eller færre. Teamet bør indeholde personer med forskellige færdigheder.

Find ekstra eksperter: Ikke alle eksperter kan være i et sprint hele ugen, og derfor bør du have ekstra eksperter som kan træde til. Derudover bør disse ekstra eksperter inviteres ind til et interview mandag eftermiddag for at få flere perspektiver på.

Vælg en facilitator: En facilitator styrer tid, samtaler og den samlede sprint proces. Det kan være en fordel at udvælge en person der er vant til at lede et team.

Book 5 hele dage i kalenderen: Book tid med sprint teamet fra f.eks. 10.00 til 17.00 mandag til torsdag og fra kl. 9.00 til 17.00 fredag.

Find et rum med 2 whiteboards: Find et sprint rum du kan bruge hele ugen. Hvis det ikke har 2 whiteboards må du enten købe eller improvisere.

Et par gode råd
Ingen forstyrrelser: Ingen bærbare computere, tablet eller mobiltelefoner er tilladt. Hvis du har brug for din telefon skal du forlade rummet eller vente til er pause.
En stram tidsplan skaber tillid i sprint processen. Brug et stopur til at skabe fokus og holde tidsplanen.
Tag en hurtig “snack” pause kl. 11.30 og frokost omkring kl. 13.00 for at være mest effektiv.

Ting du skal bruge

Der er en række ting du skal bruge for at få det optimale ud af et Design Sprint. Hvis du ikke har mulighed for at skaffe disse skal du improvisere og få det bedste ud af det.

Whiteboards: Vægmonteret whiteboards er bedste, men du kan også bruge rulle tavler, post-its, karton osv. Det vigtigste er, at du har en stor overflade.

Gule post-its til noter: Jeg vil anbefale dig at bruge én farve fordi flerfarvede kan forårsage unødvendige kognitive forstyrrelser.

Sorte penne: Disse skal bruges til skitsering om tirsdagen. Undgå helt tynde penne fordi skriftens skal være tydelig på afstand.

Printerpapir: Almindelig printerpapir bruges til skitsering.

Tape eller “lærertyggegummi”: Løsningsforslag og skitser skal hænges på en tavle så det kan ses af alle i teamet.

Små runde klistermærker: Til at lavet et “heatmap” af stemmer fra teamet.

Store runde klistermærker: Disse skal være en anden farve end de små runde klistermærker.

Stopur: Du skal bruge et stopur for at holde tiden igennem et sprint.

4. Mandag (dag 1)

På den første dag handler det om at starte ved slutningen – du skal altså definere det overordnede mål. Derefter tager man en dialog med eksperter for at trække viden ud af dem.

Formålet med dag 1 er at få defineret et mål – altså et ambitiøst og håndgribeligt problem som kan løses på 5 dage. 

Mandagen bruges altså til at dele viden, forstå problemet og vælge et mål for ugens indsats. 

Med kun 5 dage til rigtighed kan det virke overvældende at bruge en hel dag på at tale og skrive på tavler m.m. Omvendt hvis du ikke gør det, risikerer du at spilde ressourcerne på at definere en et mål som ikke reel er et problem.

Mandagens strukturerede diskussioner der definerer ugens sprint proces. Det anbefales at lave et stort kort over udfordringerne. I løbet af eftermiddagen på den første dag går du i dialog med eksperterne for at få dem til at dele viden.

Formålet med dag 1 er at definere et mål – altså et ambitiøst og håndgribeligt problem, som kan løses på 5 dage.

Mandagen bruges altså til at dele viden, forstå problemet og vælge et mål for ugens indsats.

Med kun 5 dage til rådighed kan det virke overvældende at bruge en hel dag på at tale og skrive på tavler mv. Men hvis du ikke gør det, risikerer du at spilde ressourcerne på at definere et mål, som ikke er et reelt problem.

Mandagens strukturerede diskussioner definerer ugens sprint-proces. Det anbefales at lave et stort kort over udfordringerne. I løbet af eftermiddagen på den første dag går du i dialog med eksperterne for at få dem til at dele deres viden.

Til sidst vælger du et mål: et ambitiøst, konkret og håndterbart stykke af problemet, som du kan arbejde videre med i dit sprint.

I Jake Knapps bog “Sprint – How to solve big problems and test new ideas in just five days” finder du den mest komplette guide til mandagens øvelser og resten af ugen. Jeg har i denne artikel skrevet en checkliste for mandagen og deler gode råd til facilitatoren nedenfor.

Checkliste for mandag

Tidsplanen er ikke 100% fastlagt, og du behøver ikke at blive nervøs, hvis tidsplanen ikke overholdes. Men husk at tage små pauser løbende.

Kl. 10.00: Introducer dig selv og teamet. Vælg en facilitator og en beslutningstager sammen med en beskrivelse af deres roller.

Forklar idéen bag en Design Sprint og fortæl om sprint processen.

Kl. 10.15: Lav en oversigt over kunder og nøgleinteressenter i venstre side.

Kl. 11.30: Tegn slutningen med din færdige løsning til højre. Lav et flowdiagram imellem, der viser, hvordan kunderne interagerer med dit produkt. Hold det enkelt på mellem fem og femten trin.

Kl. 13.00: Hold pause og spis gerne sammen. Påmind dit hold om at vælge en let frokost for at have energi til eftermiddagen. Sørg for, at der er snacks til rådighed, hvis teamet senere bliver sultent.

Kl. 14.00: Interview eksperterne, både personer i sprint teamet og evt. gæster udefra. Brug mellem 15 og 30 minutter på hver ekspert. Spørg ind til vision, kunderne, hvordan tingene fungerer, og tidligere indsatser. Lad som om, du er en journalist. Find ud af de langsigtede mål ved hjælp af små spørgsmål.

Opfrisk problemerne med spørgsmålet “how might we (HMW)”. Skriv bogstaverne “HMW” øverst til venstre på en post-it og lav så mange som muligt.

Kl. 16.00: Organiser alle de noterede idéer på en stor væg. Flyt lignende idéer, så de kommer til at hænge ved siden af hinanden. Det behøver ikke at være helt perfekt, så det må ikke tage mere end 10 minutter.

Herefter skal teamet stemme om, hvilke af disse idéer der er bedst. Hver person har to små runde klistermærker, og beslutningstageren har dobbelt så mange.

Kl. 16.30: Beslutningerne om målet tages af teamet – som udgangspunkt er det beslutningstageren, der tager den afgørende beslutning.

• Begynd med at forestille dig det endelige resultat og risici undervejs. Derefter arbejdes der baglæns for at finde ud af, hvordan du kommer derhen.
• Ingen ved alt – heller ikke beslutningstageren i teamet. Det handler om at finde frem til viden og opbygge en fælles forståelse på tværs i teamet.
• Redefiner problemer som muligheder. Lyt godt efter problemet og brug “hvordan kan vi” (HMW) for at finde frem til mulighederne.

Gode råd til facilitatoren

Spørg gruppen om lov til at facilitere, da det gør det nemmere at holde processen i gang og gør sprintet mere effektivt for alle.

Husk ABC-princippet, “always be capturing”, og tag noter af teamets diskussioner for at sikre, at intet går tabt i processen.

Spørg ind til selv de mest indlysende ting for at få sat skub i processen og sikre, at alle er med.

Tag hurtige beslutninger, da langsomme beslutninger kan dræne energien fra teamet og true tidsplanen i et design sprint. Hvis teamet kommer ind i en langvarig debat, skal facilitatoren tage ordet og hjælpe med at få alle videre.

5. Tirsdag (dag 2)

Efter en hel dag med at forstå problemet og vælge et mål, er tirsdag dagen, hvor der bliver mere fokus på en løsning.

Dagen starter med inspiration: en gennemgang af eksisterende ideer, som kan forbedres.

Om eftermiddagen skal hver person skitsere efter en 4-trins proces, der fremhæver kritisk tænkning. Der vil også blive begyndt at planlægge fredagens brugertest ved at rekruttere testbrugere, der matcher din målprofil.

Tjekliste til tirsdag

Tidsrammen er ikke 100%, og du behøver ikke blive nervøs, hvis I ikke overholder tidsrammerne. Husk dog at holde små pauser løbende.

Kl. 10.00 – Lyn demoer
Se på gode løsninger fra en række virksomheder, herunder din egen. Fremhæv de gode ideer i en hurtig tegning på en tavle.

12.30 – Super fokuseret eller opdeling
Bør I opdele udfordringerne? Kig godt på kortet og hav en hurtig dialog i teamet. Hvis I vælger et super fokuseret mål, kan hele teamet arbejde målrettet på dette. Hvis I har flere problemområder, bør I dele det endnu mere op.

13.00 – Frokost

14.00 – 4 trins skitsen

4-trins skitsen indeholder vigtige elementer. I starter ud med at have 20 minutter til at tage noter omkring mål, muligheder og inspiration, som I har indhentet i teamet. Derefter har I yderligere 20 minutter til at notere “grove” ideer.

Nu er det tid til at finde alternative ideer, som du hurtigt skal skitsere på papir. Dette kaldes “crazy 8s”, og I har 8 minutter.

Sidst handler det om at lave en løsningsskitse, hvor skitsen bliver mere detaljeret. Dette har I mellem 30-90 minutter til.

6. Onsdag (dag 3)

På onsdag morgen vil teamet præsentere en række løsninger, som er baseret på skitserne fra tirsdagens arbejde.

Det er positivt at have så mange ideer, men det kan også skabe udfordringer, da det ikke er muligt at lave prototyper og teste alle idéerne. Derfor er det vigtigt at have en solid plan.

På onsdag morgen skal teamet give feedback på løsningerne og derefter beslutte, hvilke der har den bedste chance for at nå jeres langsigtede mål. Om eftermiddagen skal I vælge de vindende skitser og integrere dem i et storyboard – som er en trinvis plan til prototypen.

Tjekliste til onsdag

Tidsrammen er ikke 100% fastlagt, så du skal ikke blive nervøs, hvis I ikke overholder tidsplanen. Husk dog at tage små pauser løbende.

10:00 – Beslutning

Følg nedenstående trin for at vælge de bedste løsninger:

• Hæng skitserne op på væggen i en lang række
• Alle i teamet skal anonymt vurdere hver skitse og sætte 1-2 små klistermærker ved de foretrukne skitser.
• Teamet skal diskutere de bedste aspekter ved hver løsning. Vær opmærksom på, at der kan komme gode forslag frem under dialogen.
• Hver person i teamet skal vælge sin favoritide/skitse.

11:30 – Vælg vinderen og “måske senere”

Sørg for at samle skitserne med flest stemmer. Find ud af, om vinderen kan integreres i en prototype eller om den vil konflikte med andre idéer.

13:00 – Frokost

14:00 – Storyboard

Efter frokost skal teamet lave et storyboard for at planlægge prototypen trinvist.

7. Torsdag (dag 4)

Onsdagen blev brugt på at lave et storyboard til prototypen, og nu er det torsdag, hvor storyboardet skal omdannes til en prototype.

8. Fredag (dag 5)

Processen startede med en udfordring og et godt team. Nu er det fredag, og du har skabt en mulig løsning, valgt det bedste forslag og bygget en realistisk prototype. Det alene gør ugen til en imponerende produktiv uge.

Nu tager du det hele et skridt videre ved at interviewe udvalgte personer i din primære målgruppe for at finde ud af, hvordan de reagerer på din prototype. Dette er hele målet med processen.

Når du er færdig med brugertesten, ved du, hvad det næste skridt er. Nu har du haft muligheden for at teste en ny idé – det kan være et nyt design, en ny funktion eller måske noget helt andet uden at bruge en masse ressourcer, som måske i sidste ende er spildt.

Når du skal lave brugertest, er det en god idé, hvis du har to rum til rådighed. Et rum til at lave brugertesten og et rum, hvor I kan tage notater. Det er også en god idé at optage brugertesten for at kunne tolke på kropssprog, pauser og anden nonverbal adfærd hos testpersonen.

Allerede efter fem brugertests vil du kunne finde tydelige mønstre, som du kan tolke på.

Uanset om din prototype er en succes eller ej, har du lært noget i processen. Hvis det er en succes, skal du måske overveje at implementere det i din virksomhed. Hvis den ikke er en succes, kan du være tilfreds med, at løsningen har været hurtig og ikke har kostet dig mange penge – og du kan nu fokusere på næste sprint.

9. Gode råd til det perfekte brugerinterview

Det er svært at lave et brugerinterview. For at få valid data, skal du være meget opmærksom på, som interviewer, at du ikke påvirker testpersonen hverken direkte eller indirekte.

Jeg vil give dig et par gode råd til at lave det perfekte interview.

• Byd testpersonen velkommen og forklar ham/hende, at du gerne vil have ærlig feedback. Fortæl din testperson, at han/hun ikke kan gøre noget forkert, og skulle der være noget, de er i tvivl om, så er det, fordi du ikke har gjort dit arbejde ordentligt.
• Start med en lille dialog for at gøre testpersonen tryg i situationen. Derefter kan du i en flydende overgang komme til dine planlagte spørgsmål.
• Introducer prototypen og mind testpersonen om, at der muligvis vil være nogle ting, som ikke virker. Husk at gøre klart, at du ikke tester på ham/hende. Bed desuden testpersonen om at tænke højt.
• Lad testpersonen bruge prototypen, mens du både observerer og stiller opfølgende spørgsmål.
• Stil gerne spørgsmål, hvor du beder testpersonen om at opsummere.
• Sørg for igennem hele interviewet at stille “HV spørgsmål”, altså hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor, hvordan osv. Undgå at stille ledende spørgsmål, da du risikerer at få et uønsket resultat.

10. Hvorfor er Design Sprint 2.0 bedre?

Der er foretaget flere ændringer, som gør Design Sprint 2.0 mere effektivt og fleksibelt.

Processen tager nu kun 4 dage, hvor det tidligere tog 5 dage. Dette er blevet muligt ved at ændre rækkefølgen af øvelserne, og det er en god nyhed for alle, der ikke kan afsætte en hel uge til at lave et Sprint.

Design Spring 2.0 foregår således:

• Mandag: Mapping og skitsering
• Tirsdag: Beslutningstagning og storyboard
• Onsdag: Prototypeudvikling
• Torsdag: Test og indsamling af feedback

Det gode ved Design Sprint 2.0 er, at ledere eller beslutningstagere kun er involveret i 2 dage. Tidligere var dette et problem, fordi disse beslutningstagere ofte ikke kunne afsætte en hel uge til et Design Sprint.

I Design Sprint 2.0 kan du overlade de sidste 2 dage til designere og interviewere og lade beslutningstagerne, såsom direktør og ledelse, trække sig tilbage. De vil selvfølgelig modtage en rapport med indsigter senere.

11. De afsluttende bemærkninger

Baseret på feedback fra testpersonerne kan du træffe vigtige beslutninger.

Uanset resultatet af dit Design Sprint, bør det betragtes som en succes, fordi du har fået værdifuld viden, som du ellers ikke ville have opnået.

Selvom løsningen skulle blive en fiasko, har du kun brugt 5 dage på at forstå det. Du har gjort det med minimal risiko og uden store økonomiske udgifter, f.eks. til udvikling.

Tænk over omkostningerne ved ikke at benytte et Design Sprint og hvor meget tid og penge, du ville bruge på at forstå, at det var en forkert beslutning.

Hvis din løsning har givet dig god feedback, har du lige sparet 3-6 måneders arbejde med at bevise det.

Du har justeret dit team, så I alle har den samme vision, og du har fået en håndgribelig prototype, som kan hjælpe dig med at få mere værdifuld viden.

Hvis din løsning giver dig blandet feedback, er du på rette spor. Du ved nu, hvordan du bevæger dig fremad. Brug al din nye viden og data og test igen, indtil du er tilfreds med resultatet.